Fiscale administratieplicht voor ondernemers

De administratie is van groot belang voor iedere ondernemer. Een volledige administratie geeft de ondernemer inzicht in de financiële positie van de onderneming. Veelal wordt echter voorbij gegaan aan de belangrijkste reden om een correcte administratie bij te houden. Iedere ondernemer in de zin van de wet is namelijk gehouden om te voldoen aan de wettelijke fiscale administratie- en bewaarplicht.

'

Fiscale administratieplicht

De administratieplicht houdt in dat de rechten en plichten van het bedrijf en de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens te allen tijde duidelijk uit de administratie moeten blijken. Dit brengt mee dat de administratie regelmatig en overzichtelijk moet worden bijgehouden.

In het licht hiervan heeft de Hoge Raad eerder geoordeeld dat het voor een administratieplichtige niet mogelijk is om achteraf alsnog aan de administratieplicht te voldoen indien vaststaat dat de administratieplichtige heeft nagelaten een administratie bij te houden als hiervoor bedoeld. Daarom is het belangrijk dat u als ondernemer door het jaar heen bij bent met uw administratie.

Minimumeisen administratie

Als minimumeis geldt dat basisgegevens van de administratie dienen te worden bewaard. Als basisgegevens worden in ieder geval de volgende gegevens aangemerkt:

• het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• de loonadministratie;
• gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden.

Sommige gegevens spreken wellicht voor zich. Toch zijn er ook minder voor de hand liggende gegevens die bewaard moeten worden. Maakt u bijvoorbeeld gebruik van een kassasysteem of kasboek dan moeten naast de dagtelling ook alle afzonderlijke transacties en bestelbonnen bewaard worden. Dit kan namelijk van belang zijn voor de btw.

Bij een auto van de zaak of kilometervergoeding is het eveneens goed opletten. Als er minder dan 500 kilometer privé gereden wordt met de auto dan dient de rittenadministratie bewaard te worden zodat op een later moment altijd kan worden vastgesteld dat de bijtelling niet van toepassing is. 

Een ander vaak vergeten aspect van de administratie betreft de correspondentie. Ook zakelijke e-mails, notulen van besprekingen en agenda's vallen bijvoorbeeld onder de administratie- en bewaarplicht. Dergelijke gegevens kunnen voor de ondernemer bovendien van belang zijn ter onderbouwing van een standpunt.

Fiscale bewaartermijn

Op de ondernemer of rechtspersoon rust de verplichting om de administratie ten minste 7 jaar te bewaren. Als er gegevens onderdeel van de administratie zijn die betrekking hebben op onroerende zaken dan geldt er voor deze gegevens een bewaarplicht van 10 jaar.

Er is niet bepaald op welke wijze de administratie bewaard dient te worden. Dat kan zowel op papier, digitaal alsook direct in de cloud van uw boekhoudpakket zijn. Zolang de gegevens maar te allen tijden volledig en gemakkelijk te raadplegen en controleren zijn.

Kortom, het is van groot belang dat u als ondernemer een gedegen administratie voert. Voor onze klanten nemen wij de administratie volledig of gedeeltelijk uit handen. Wij bieden verschillende efficiënte administratieoplossingen waarmee u voldoet aan de fiscale administratie- en bewaarplicht.

Heeft u vragen over de administratie of zoekt u naar een nieuwe administratieoplossing dan kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag.